Notion 智慧筆記教學－30分鐘快速入門

一、前言：從筆記工具到智慧工作平台

在資訊爆炸的時代，如何有效整理資料、提升工作效率，是每個人都需要面對的挑戰。你是否也曾嘗試過用 Evernote、Google Docs、OneNote、Trello 等工具記錄想法或管理任務，卻總覺得哪裡少了一點整合性與彈性？

Notion 正是一個將「筆記 × 任務管理 × 資料庫」結合在一起的全方位數位工作平台。它不只是一個筆記工具，更像是一座個人知識的數位基地，你可以用它來記錄筆記、追蹤任務、規劃專案、建立個人知識庫，甚至與團隊協作。而隨著 Notion AI 的推出，這個工具更進一步演化為「智慧助理」，能協助你生成文章、摘要筆記、重寫內容，甚至快速組織雜亂的想法。

本教學文章的目標，是協助你在 30 分鐘內掌握 Notion 的基本操作與 AI 功能，不論你是學生、上班族、自媒體創作者，還是數位生活的愛好者，都能輕鬆上手，打造屬於自己的高效工作系統。

二、Notion 的基本概念與介面導覽

1. 工作區（Workspace）與頁面（Page）的邏輯

Notion 的基本結構非常類似一個可以無限擴展的筆記本。每一個帳號都會有一個「工作區」，這個空間就像是你的總資料夾，裡面可以建立無限個「頁面」（Page）。

頁面是 Notion 的核心單位，你可以想像它是一個 Word 文件，但又更強大。每個頁面都可以嵌套其他頁面（像子資料夾），也可以插入圖片、影片、清單、資料表、甚至建立資料庫。

你可以建立一個「我的生活」頁面，裡面再放入子頁面「工作任務」、「健身計畫」、「閱讀筆記」、「旅行計畫」等，一切井然有序。

這種無限巢狀頁面的設計非常彈性，適合打造個人知識系統（PKM）或 GTD 任務管理系統。

2. 介面導覽：熟悉你的 Notion 桌面

Notion 介面分為三大區域：

（1）左側邊欄（Sidebar）：列出所有頁面與資料夾，可摺疊、拖曳或標記常用頁面。

（2）中央主編輯區：所有內容透過「區塊」（Block）建構，彈性高，可自由拖拉、重新排序。

（3）上方工具列：包含頁面標題、分享功能、歷史紀錄、AI 功能啟用等。

3. 建立你的第一個頁面

點選「+ 新頁面」或側邊欄下方的 New Page，輸入標題後可選擇空白頁或套用模板。

輸入 / 可以叫出功能指令清單，如：文字、清單、圖片、資料庫等。這讓操作變得直覺且高效率。

三、核心操作與技巧

1. 使用 / 指令快速新增區塊

• /text 建立文字段落
• /todo 建立代辦清單
• /heading 1~3 建立標題
• /image, /video, /embed 插入媒體或網站
• /toggle 建立可展開/收合的內容區

區塊左方出現拖曳符號可任意更改區塊順序，

也能點選轉換區塊格式（如從文字變清單）。

2. 建立與操作資料庫

Notion 的資料庫功能是其最強大的特色之一，可以幫助使用者以視覺化、結構化的方式管理資訊。以下是更詳細的建立與使用流程：

步驟 1：建立資料庫

• 在任何頁面中輸入 /table、/board、/calendar 等，選擇你需要的資料庫類型。
• 可選擇「Inline（嵌入於頁面內）」或「Full Page（整頁資料庫）」

步驟 2：選擇資料庫視圖類型

• Notion 支援五種常用視圖：
  • 表格（Table）：適合處理大量條列資訊，如任務清單、行程表。
  • 看板（Board）：以拖曳卡片方式管理進度，適合專案或待辦事項追蹤。
  • 日曆（Calendar）：清楚查看事件或任務的時間分佈。
  • 清單（List）：簡潔檢視各項資料。
  • 畫廊（Gallery）：視覺化展示筆記、圖片或內容主題。

步驟 3：建立與設定欄位

• 點選表頭可新增或修改欄位屬性，如：
  • 文字、數字、日期、選項（Select / Multi-select）、勾選框（Checkbox）、URL、Email
  • 關聯（Relation）：與其他資料庫資料互相連結
  • 計算欄（Formula）：自動計算欄位內容（如：天數差、狀態百分比）

步驟 4：新增與管理資料項目

• 點擊「New」新增一筆資料，每一筆都是一個可展開編輯的頁面
• 可新增子區塊、插入圖文、甚至在單筆資料中建立次資料庫

步驟 5：建立多個視圖、排序與篩選資料

• 點選右上角「Add a view」新增不同視圖切換方式
• 使用「Filter」過濾特定資料，例如：只顯示今日任務、優先等級為高者
• 使用「Sort」設定排序邏輯，如依照截止日排序、依照進度排列

延伸技巧：

• 資料庫可直接嵌入其他頁面中（使用「Link to database」）
• 適合用於讀書紀錄、專案管理、內容規劃、個人財務追蹤等應用

透過資料庫的高度彈性與整合性，Notion 能幫助你打造個人或團隊的全方位資訊管理系統。

3. 常用模板應用

在 Notion 中，”模板” 是指一組預先設計好的頁面結構與內容，幫助使用者快速建立符合特定需求的頁面或資料庫。這些模板可以節省設定時間，並提供靈感與範例，特別適合剛開始使用 Notion 的新手。

什麼是模板？ 模板可包含：

• 頁面排版（標題、區塊、段落設計）
• 已設定好的資料庫格式（欄位、視圖）
• 預填內容（如任務清單、會議記錄欄位）

使用方式：

• 建立新頁面時，選擇 “Templates” 可從 Notion 官方或社群提供的模板庫中挑選
• 在資料庫中，也可為每筆資料設定一組專屬的 “資料項目模板”（如每週回顧、任務卡片）

常見範例模板包含：

• 每日計劃：每日任務列表、三件最重要的事、情緒追蹤欄位
• 專案管理：使用看板管理任務、進度追蹤、負責人欄位
• 閱讀筆記：書籍標題、章節摘要、關鍵句紀錄、AI 生成摘要區塊
• 社群內容行事曆：週次編號、主題欄、平台分類（如 IG、FB）、發布狀態

自訂模板的優勢：

• 可針對個人需求新增欄位與格式，如加入 AI 協作欄位、自動時間戳記
• 節省重複輸入時間，提升系統化管理效率

模板就像是你的 Notion「樣板建築」，一次設好、處處可用，幫助你快速建立一致的內容結構與工作流程。

四、Notion AI 超實用功能應用

1. Notion AI 能做什麼？

• 自動摘要：協助整理長篇筆記、會議紀錄
• 內容生成：文章草稿、寫作靈感、企劃草案
• 語言處理：翻譯、改寫、簡化語句
• 思路整理：將雜亂片段整理成邏輯結構
• 資料格式化：快速請AI協助將資料依照特定格式整理成表格或是清單列點呈現
• 視覺化呈現：可請AI將特定表格內容以心智圖、圖表等不同視覺話方式呈現
• 跨頁面回答特定問題：將多個頁面內容做為資料庫背景知識，請AI跨頁面找尋內容回答你的特定問題。

Notion AI 的免費版本只有有限的點數，使用完之後就需要付費才能使用，並且與方案為分別的獨立付費項目。也就是說，不是升級為 Plus 就有 AI功能，即使是免費方案也可以單獨購買 AI 功能。

2. 使用方式

Notion AI 的使用方式非常直覺，可在任何頁面中即時啟動，以下是常見的操作方式說明：

方式一：使用 /ai 或 /ask ai 指令

• 在空白區塊輸入 /ai 或 /ask ai，就會跳出 AI 功能選單。
• 可直接選擇用途，例如「總結這段文字」、「幫我起草一篇文章」、「翻譯成英文」等。

方式二：選取內容並啟用 AI 功能

• 用滑鼠選取任一段文字，系統會跳出「Ask AI」按鈕。
• 點擊後可選擇對選取內容進行改寫、潤飾、生成摘要、翻譯等操作。

方式三：啟動 AI 資料庫自動填入

• 在資料庫模板中預先建立 AI 協作欄位，例如「自動摘要」、「標題建議」、「自動分類」等。
• 建立新資料時即可一鍵使用 AI 自動填入內容，大幅節省時間。

補充：客製化輸入需求

• 啟動 AI 後可自訂指令，如「請將以下筆記整理成五點重點」或「用較專業的語氣重寫這段文字」。
• AI 回應後可進一步要求修正，例如「再簡短一點」、「請加入舉例」。

這些方式皆支援選擇語氣（專業、親切、精簡等）、格式（條列或段落）與語言，靈活滿足不同使用情境。

3. 注意事項

Notion AI 目前為付費功能（Notion Plus 起）。生成內容建議仍需人工審查以確保正確性。

五、實用情境應用案例

學生：學習筆記 + 任務追蹤

實作步驟：

1. 為每門課建立獨立頁面：
   • 在 Notion 中點選「+ New Page」，命名為課程名稱（例如：社會學導論）。
   • 可套用 “課程筆記模板”，內含課堂筆記區、作業提醒區與資源連結區。
2. 建立筆記結構：
   • 使用 /heading 區塊建立每堂課標題，例如「Week 1 課程筆記」。
   • 用 /bulleted list 或 /numbered list 紀錄重點內容。
   • 若筆記內容較長，使用 Toggle List 折疊整理各章節內容。
3. 使用 Notion AI 幫忙摘要：
   • 選取上課筆記內容，點選「Ask AI」→「幫我總結這段內容」，快速提煉重點。
   • 將 AI 摘要另存於「快速複習區」，幫助期末考前複習。
4. 建立讀書進度追蹤表（Table Database）：
   • 新增資料庫並命名為「讀書進度表」。
   • 設定欄位：章節名稱、是否完成（勾選框）、閱讀日期、重點摘要（可使用 AI 填寫）。
5. 進階：用視圖（View）篩選尚未完成的章節，搭配行事曆模式安排閱讀時間。

這樣的結構不僅讓學習資料清晰可管理，還能搭配 AI 自動整理內容，減少重複工作，提升複習效率。

上班族：會議管理 + 專案追蹤

實作步驟：

1. 建立每週會議紀錄頁面：
   • 新增一個資料庫（建議用 Table 或 List 形式），命名為「會議紀錄」。
   • 欄位設計：會議日期、主題、參與者、會議內容（Rich Text 區塊）、AI 摘要（可使用 AI 自動產出）。
   • 點選「New」建立每次會議的新項目，並在會議內容中記錄討論內容。
   • 使用 Notion AI：選取紀錄文字，點選「Ask AI」→「幫我總結」，即可自動產生會議摘要。
2. 套用會議模板：
   • 為資料庫設定一個固定的「會議模板」，包含會議基本欄位與預設段落（如待決事項、討論重點等）。
   • 每次新增項目時直接套用模板，節省紀錄格式時間。
3. 專案任務追蹤系統：
   • 建立一個「任務管理」資料庫，採用「看板視圖（Kanban）」呈現。
   • 欄位設計：任務名稱、負責人、截止日、進度狀態（To do / Doing / Done）、優先級（高、中、低）
   • 每週檢視與更新進度，並可使用篩選功能查看緊急任務。
4. 進階應用：
   • 每個任務點進去後可嵌入相關會議紀錄（使用 Relation 功能連結兩個資料庫）。
   • 使用 AI 生成每週任務摘要、工作報告草稿。

創作者：靈感資料庫 + 社群規劃

實作步驟：

1. 建立靈感資料庫：
   • 新增資料庫命名為「靈感庫」，建議使用「Gallery」或「List」視圖。
   • 欄位設計：標題、類型（文章/影片/圖像等）、來源連結、靈感說明、是否採用（勾選框）
   • 可插入圖片、連結、筆記與 AI 協助摘要（例如自動生成一段說明文字）。
2. 應用 Notion AI：
   • 將收集到的資訊內容貼上後，使用 AI 協助總結成一段簡要描述。
   • 可進一步請 AI 生成「延伸應用點子」、「可能的貼文標題」。
3. 社群內容行事曆規劃：
   • 建立 Calendar 型資料庫，命名為「社群內容排程」。
   • 欄位設計：發佈日期、主題、平台（FB/IG/Podcast）、是否已排程、內容草稿。
   • 使用不同視圖依平台篩選內容，掌握每週貼文進度。
4. AI 輔助內容產出：
   • 在每則貼文草稿欄中輸入關鍵字，請 AI 協助撰寫完整文案。
   • 根據不同語氣（活潑/正式/教學），要求 AI 重新潤飾內容版本。

這樣的系統能協助創作者從靈感收集、內容規劃到貼文撰寫整合完成，提升創作效率與內容品質。

六、進階功能與整合

• 整合 Google Calendar：可將 Notion 的任務、會議或提醒與 Google 日曆雙向同步，讓你在日曆中即時查看與更新 Notion 中的行程，提升工作流程的整合性與即時性。
• 搭配 Slack、Zapier：透過 Zapier，可自動觸發如「新增任務即發 Slack 提醒」、「完成事項自動更新到 Google Sheet」、「從表單提交新增至 Notion 資料庫」等跨平台流程。這讓 Notion 成為你的工作自動化中樞，大幅減少手動重複操作。
• Notion API 串接應用：使用 Notion API，可將資料串連到自家網站、自動問卷系統、CRM、分析平台等。開發者可以建置如「動態問卷填寫 → Notion 自動記錄」、「會員資料同步 → Notion 資料表」，實現更強大的個人或商業應用。
• 配合 AI 建立標準化模板：例如你可以建立一份包含欄位與結構的固定格式，讓 AI 自動填入資料，如每週會議記錄、行銷報告草稿、讀書筆記格式等，透過 AI 與模板結合，自動化標準流程，不僅節省時間，也確保每次輸出的一致性與品質。
• 這些整合功能讓 Notion 不再只是單一工具，而是可以進入你整個數位生產力生態系的核心，無論是團隊管理、自媒體經營或個人知識系統，都能帶來加倍效率的整合力。

七、Notion 操作小撇步

• 善用 Toggle Block、Callout 區塊整理內容結構：Toggle Block 可將重點內容收合，方便聚焦閱讀；Callout 區塊則可搭配 icon 標示提醒、注意事項、提示語等，使頁面層次更清晰。建議將一頁中的每個主題或段落包在 Toggle Block 裡，讓頁面視覺簡潔且易於導航。
• 常用快捷鍵：
  • Cmd/Ctrl + P：快速搜尋頁面或區塊
  • Cmd/Ctrl + Shift + L：切換明/暗模式，適應不同閱讀環境
  • Cmd/Ctrl + /：開啟快捷指令列表，學習更多功能
  • Cmd/Ctrl + D：複製目前區塊，快速複製格式與內容
  • Cmd/Ctrl + Shift + M：插入評論，適用於協作情境
• 用 Emoji + 封面圖片讓頁面更有風格與辨識度：可在頁面標題前加上 Emoji，作為主題標記；封面圖片則可傳達情境氛圍、分類識別，也能展現個人風格。Notion 提供 Unsplash 圖庫可快速插入，也可上傳自定圖片，讓你的頁面更具吸引力與辨識性。
• 延伸技巧：也可利用 Divider 區塊分隔段落，或透過 Columns 功能排版出雙欄式頁面（例如左側筆記，右側摘要），提升閱讀效率。

八、結語與延伸資源

Notion 的學習門檻不高，但真正發揮威力，需要透過實作與練習，逐步建立屬於自己的系統。如果你希望有影片能逐步帶著你學習，或是希望學習更多的實際操作，可以購買我的AI課程。

善用 Notion AI，可大幅縮短筆記與寫作時間，成為你最強的數位副手。

延伸資源推薦：

• Doris AI 賦能全方位能力提升課程
• Notion 官方教學：https://www.notion.so/help

只要動手開始練習，你也可以用 Notion 打造出專屬的數位大腦，從資訊混亂中脫穎而出。

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